Kontroll før remittering

Spørringen kan kjøres når som helst, men vær oppmerksom på at det kan bli større avvik jo lengre fra remitteringstidspunkt dere kjører spørringen. 

Det anbefales å gjøre kontrollene på morgenen før remittering, eventuelt når dere vet at det ikke vil overføres flere faktura fra fakturasystem til Unit4 ERP før remittering. 

Åpne browserspørringen i Unit4 ERP web

Spørringen finner du ved å gå til Globale rapporter-Kontrollrapporter: ”DFØ - Kontroll før remittering”.

Begrens datointervall til 45 dager frem i tid ved å skrive enten +45, en konkret dato eller velg dato i kalenderfunksjonen.

Du kan også undersøke om det er bilag på flyt du burde hatt med på remittering ved å hake av for “A-mottaksregistrert"

Åpne browserspørringen i Unit4 ERP desktop

Den finner du ved å søke etter rapporten i fanen ved siden av «Rapporter» i verktøylinja nederst til venstre i Unit4 ERP:

Alternativt kan du gå via filstien Økonomi/Leverandørreskontro/Spørring/Åpne og historiske poster alle leverandører.

Slik ser spørringen ut når den åpnes.

Gå til fane 3-«Resultat» og trykk F7. 

Du får opp et vindu hvor du kan legge inn datointervall for forfall.

Legg inn forfall mindre eller lik + 45 dager og trykk ok.

Resultatet viser alle faktura som ligger klar til utbetaling med forfallsdato 45 dager frem i tid.

Eksempel på resultat av spørring

I spørringen er det lagt inn sum per leverandør.

Kreditnota blir med på første mulige remittering.

Har leverandøren et positivt beløp i summeringslinjen, er kreditnota større enn skyldig beløp. Leverandøren vil da ikke bli med på remitteringen og vil vises i forkastelsesrapporten (SU07a).Dersom dere ikke forventer videre handel med leverandøren i nærmeste fremtid bør dere be om at kreditnota blir utbetalt.

Leverandører med åpne poster hvor saldoen til sammen utgjør en sum lik 0,- og bilagene har status N, vil bli utlignet ved remittering.

Vi anbefaler at dere sjekker om tilhørende faktura til kreditnota er bokført eller eventuelt parkert. Parkeringen må oppheves slik at disse kan utlignes ved remittering.

Bunting av kreditnota og faktura vil vises i selve remitteringsbekreftelsesrapporten SU08. Dersom du har flere bilag som bunter seg ved remittering, bør du gjøre en kontroll om riktig faktura utligner riktig kreditnota slik at ikke feil beløp blir igjen på reskontro. For eksempel vil bilag med ulik valutadokumentasjonskode ikke utlignes ved remittering, men havne i ulike batcher.

Vær oppmerksom på forfallsdato til kreditnota, ved bunting kan kreditnota med forfall langt frem i tid hindre at faktura den er koblet mot ikke utbetales på riktig tidspunkt. Mot årsslutt er det også spesielt viktig for kontantregnskapet å kontrollere at faktura ikke bunter seg med kreditnota som har forfallsdato for langt frem i tid, da dette vil forsinke utbetalingen.

Forslag til kontroller

I fakturasystemene foretas det flere kontroller av fakturaer på flyt: en forkontroll, , en attesteringskontroll, en godkjenningskontroll og ofte en siste kontroll av faktura i slutt-/etterkontroll gitt de valgte interne kontrollrutinerne til virksomhetene.

Kontroller dere kan vurdere

• Kontrollere at sluttsummen er sannsynlig. 
  • Er sluttsummen uvanlig høy eller lav kan det tilsi at noe avviker fra normalen.
• Kontrollere store beløp.
  • Vi anbefaler at størrelsen sees i sammenheng med hvem det skal utbetales til. Er det for eksempel naturlig å utbetale kr 150.000 til en blomsterbutikk eller baker?
• Kontroll av utenlandske utbetalinger.
  • Vær oppmerksom på at enkelte land krever ekstra informasjon i form av skattekoder og informasjon om hva betalingen gjelder. Feil kan føre til forsinkelser og gebyrer.
• Kontroll av utenlandsk valuta.
  • Utbetaling i feil valuta kan føre til for høy utbetaling. Utbetaling i annen valuta enn NOK til norsk bankkonto vil feile.
• Kontroller at alle utbetalinger går til en bankkonto/IBAN.
  • Utbetaling uten kontonummer (bankkontonr. 00000000019). Disse vil avvises på SU07a.
• Bilag med forfallsdato etter 31.12.xx.
  • Bør kontrolleres mot originalbilag, eventuelt sjekkes med leverandør at dette er korrekt.
• Leverandører med manglende bankkonto blir avvist på remitteringen og må korrigeres før faktura kan bli med på neste remittering.
• Har bilaget forsendelsesmetode 9 og kidnummer 
  • Kidnummer vil ikke bli med i betalingsfil dersom fors.m 9 brukes
• Bilag med utenlandsk valuta uten valutadokumentasjonskode
  • • Bilaget og leverandør må oppdateres med val.dok.

Overføre spørring til Excel

Browserspørringen kan overføres til Excel i desktop. Det gjøres ved å trykke på Rapporter- ikonet i verktøylinjen:

Når man trykker på Rapporter-ikonet åpnes et vindu. Dobbeltklikk på "Default [xslsx]" ikonet for å få åpnet browserspørringen i Excel.