Veiledning og oppsett for distribusjonskanal

Forutsetninger og avhengigheter

Forutsetninger for at distribusjonskanalen skal fungere er at det produseres valide EHF-filer. Forutsetninger for å oppnå en høyere digital treffrate er gode kundedata (masterdata).

• For å oppnå en så god treffrate som mulig på privatpersoner, må fødsels- og personnummer registreres på kunden (samme felt som organisasjonsnummer for foretak). 
• For å oppnå god treffrate på foretak må organisasjonsnummer angis. 
• For å oppnå god treffrate på e-post må det være registrert en gyldig e-postadresse på kunden. 
• En BIS30-relasjon må være registrert på kunden. Denne legges automatisk til når utfakturering kjøres og man trenger derfor ikke gjøre dette manuelt. 

I tillegg bør navn registreres så korrekt og fullstendig som mulig i feltet for navn for å få flest mulig treff. 

Organisasjonsnummer for virksomheter, eller fødsels- og personnummer for privatpersoner skal fylles ut uten mellomrom. 

Adresse og kontaktinformasjon

Adresse må registreres så fullstendig og korrekt som mulig.

Landkode må være i henhold til EHF-standard. Ugyldig landkode vil føre til avvisning av fakturafil. Eksempler på ugyldige landkoder er CHZ (Sveits – Zurich), DEB (Tyskland – Berlin), USN (USA – New York).

Telefon og tilleggsopplysninger

For å øke sannsynligheten for treff på eFaktura uten fødselsnummer, er det mulig å registrere telefonnummer (mobilnummer). Det er mulig å få treff på telefonnummer i kombinasjon med andre opplysninger.

Telefonnummer må ligge i feltet «Telefon». Nummer som ligger i feltet «Mobil» vil ikke bli med i XML-filen. Distribusjonskanalen klarer å håndtere mellomrom i telefonnummer.

Hvis prefiks skal registreres kan dere benytte enten 00 eller + foran prefix.

E-post

E-post skal ligge i feltet «Til…» i desktop, og «E-post» i web. Det er mulig å sende til flere epostadresser ved å bruke semikolon (;) mellom adressene.

Det er ikke funksjonalitet for CC (Carbon Copy) i distribusjonskanalen. E-postadresse som ligger i dette feltet, vil ikke bli tatt hensyn til. Dersom dere skal sende en fakturakopi til eksempelvis en virksomhet eller annen person, må e-postadressen ligge i feltet «Til…»/E-post. 

Vedlegg

Det anbefales kun å benytte PDF-format som vedlegg. 
Faktura med vedlegg i Excel-, Word-, og Msg-format blir avvist med valideringsfeil. 

Fakturering

Det er opprettet en egen faktureringsvariant knyttet til distribusjonskanalen, denne finnes både under logistikkmodulen og prosjektmodulen. 

Distribusjonskanalen er integrert i faktureringsjobben. Dersom dere vil sende faktura uten å følge hierarkiet i distribusjonskanalen, er det mulig å overstyre kanal til e-post eller print. Dette gjøres ved å registrere en relasjon på kundekortet. 

Bestill produksjon av en faktura (SO13)

Endelig fakturering og produksjon av en faktura utføres ved å bestille rapport SO13 i logistikkmodulen med riktig faktureringsvariant. Fakturafiler sendes til distribusjonskanalen én gang per time.

Bestill produksjon av prosjektfaktura/Prosjektkreditnota (TS02/TS25)

Endelig fakturering og produksjon av faktura/kreditnota utføres ved å bestille rapport TS02 i prosjektmodul/TS25 i prosjektmodul med riktig faktureringsvariant. Fakturafiler sendes til distribusjonskanalen én gang per time.

Validering og oppslag i distribusjonskanalen

Fakturaer vil bli sendt til distribusjonskanalen, hvor filen valideres, og hver enkelt faktura sjekkes for treff i forskjellige kanaler i en hierarkisk løsning. Det vil si at de først sjekker for treff på alle fakturaene i førstevalget. Deretter sjekker de som ikke får treff på førstevalget, på andrevalget og så videre. 

Dersom en fil feiler i valideringen hos distribusjonskanalen, foretar DFØ feilsøking for å identifisere feil og gir beskjed til dere som kunde. 

Korrigering av feil og krediteringer av en faktura

Feil i en faktura etter endelig fakturering må korrigeres med kreditering og utsendelse av en ny faktura. 

Feil i masterdata som resulterer i ugyldig fil må korrigeres før en ny faktura sendes ut. 

Privat

For at en kunde skal komme i dette hierarkiet må kundetypen settes til «Privat» og/eller fødsels- og personnummer registreres i feltet for org.nr. 

Filer kjøres i følgende hierarki: 

• eFaktura
• Digipost 
• E-post med vedlegg
• Print 

eFaktura

Dette er førstevalget for privatkunder. Standarden er eFaktura 2.0. Det vil si at privatpersoner som har huket av for "Ja takk til alle" i sin nettbank vil kunne motta fakturaen. For å få en god treffrate på denne kanalen er man avhengig av fødsels- og personnummer da dette er nøkkelverdien man slår opp på. 

Det er også mulig å finne en gyldig mottaker med kombinasjon av annen data i kunderegisteret. I bankenes felles avtale- og betalingsregister registreres navn, fødselsnummer, adresseopplysninger (bankene benytter folkeregistrert adresse), epost og mobilnummer. For å få treff på kombinasjon av disse uten fødselsnummer, må det være skrevet likt det som er oppgitt i registeret. Eksempelvis manglende mellomnavn, eller at adresse er skrevet feil vil være nok til at det ikke blir treff. Man får da flest treff ved å bruke fødsels- og personnummer. 

eFaktura er fullintegrert med Vipps eFaktura, slik at alle fakturaene som sendes på denne kanalen vil dukke opp i Vipps for de som har valgt å få eFaktura på Vipps. eFaktura støtter ikke forsendelse av kreditnota. 

eFaktura har ikke funksjonalitet for utenlandsk valuta. Privatpersoner har ikke mulighet til å foreta valutabetaling direkte i sin nettbank, dette må gjøres via SWIFT-overføring. Skal det faktureres i annen valuta enn norske kroner til privatpersoner må man overstyre faktura til epost eller print. Dette gjøres ved å registrere en relasjon på kundekortet.

Digipost privat

Dette er andrevalget for privatkunder. For å få en god treffrate på denne kanalen er man i hovedsak avhengig av fødsels- og personnummer, da dette er nøkkelverdien man slår opp på. Kunden må ha opprettet konto for Digipost. 

Også på denne kanalen er det mulig å finne gyldig mottaker med kombinasjon av annen data i kunderegisteret. Det minste som kreves er fullt navn og adresse, i tillegg benyttes oppslag mot fødselsdato, e-postadresse og telefonnummer. 

Kunder som mottar faktura i Digipost kan enten betale fakturaen direkte fra Digipost, eller legge betalingen i nettbanken på vanlig måte. Kunder som ikke ønsker å motta faktura fra enkelte (eller alle) i Digipost, kan reservere seg mot dette. Kunder som har reservert seg mot å motta faktura/dokumenter i Digipost vil man ikke få treff på. 

Distribusjonskanalen mottar ingen kvittering tilbake fra Digipost på uåpnede dokumenter fra Digipost. Dersom det er treff her og kunden ikke åpner dokumentet, vil ikke fakturaen gå videre til neste kanal.

E-post med vedlegg

Dette er tredjevalget for privatpersoner. Eposter til privatpersoner (B2C) sendes med fakturaen som et vedlegg.

For å få en god treffrate på denne kanalen, er man avhengig av at det er lagret en gyldig e-postadresse på kunden. 

Dersom det er treff her og kunden ikke åpner dokumentet, vil ikke fakturaen gå videre til neste kanal.

Bedrift

Alle kunder som ikke tolkes som privatperson, vil havne i bedriftshierarkiet.

Hvis vi ikke har nødvendig informasjon for å avgjøre om kunden er privatperson eller bedrift, vil vi gå ut fra at kunden er bedrift. 

Filer kjøres i følgende hierarki: 

• EHF 
• E-post med PDF-vedlegg 
• Print 

EHF/aksesspunkt

EHF er førstevalget for bedrifter. Standarden som brukes er EHF 3.0. Dette er standard i bransjen, og er den foretrukne måten å sende fakturaer digitalt på til en bedrift. For å få en god treffrate på denne kanalen, er man avhengig av organisasjonsnummer.

E-post

E-post er andrevalget for bedrifter. E-poster til bedrifter (B2B) sendes med fakturaen vedlagt i PDF-format. For å få en god treffrate på denne kanalen, er man avhengig av at det er lagret en e-postadresse på kunden. 

Dersom det er registrert en e-postadresse på kunde, og det ikke er treff på EHF vil fakturaen bli sendt på denne kanalen, og fakturaen vil dermed ikke gå videre til neste kanal. Det er da viktig at korrekt adresse er registrert på kundekortet.  

I tilfeller hvor e-postserver leverer en bounce-melding, ved for eksempel ugyldig e-postadresse, vil fakturaen gå videre til print, og dere vil motta informasjon om hvorfor e-posten med fakturaen ikke kunne leveres. Dersom e-postadressen er ugyldig, må dere innhente gyldig og korrekt e-postadresse og registrere denne på kundekortet slik at fakturaen kan sendes på e-post neste gang.

Print

De fakturaene som ikke får treff på en digital kanal og som skal sendes per post, vil bli håndtert i løsningen og sendt ut.

Kvitteringer

Kvitteringer i Unit4 ERP

Kvitteringer fra distribusjonskanalen leses fortløpende inn i Unit4 ERP.

Kvitteringsinfo i Unit4 ERP

Informasjon om hvilken kanal de ulike fakturaene har blitt sendt med er tilgjengelig under hver enkelt faktura sin logginfo i Fakturaoversikten.

Fakturere uten å sende ut en faktura 

Noen ganger er det behov for å generere en faktura av regnskapshensyn, for eksempel hvis dere skal kreditere en feil faktura. Dersom dere vil produsere en faktura som bokføres på kundereskontro, men som ikke sendes ut, så benytter dere «Fakturering SO13 – Ingen distribusjon». Man trenger ikke gjøre endringer på kundekortet.