Veiledning Ajourhold innbetalinger

Alle innbetalinger med gyldig KID-informasjon vil automatisk utlignes i Unit4 ERP, gitt at det eksisterer en utgående faktura med det aktuelle KID-nummeret.

Innbetalingsfilen vil inneholde alle betalinger som er knyttet til bankkonto(ene) som mottar innbetaling etter ISO20022XML-standard.

Overordnet kommer innbetalinger i tre former: 

1. Med KID-nummer, der regnskapssystemet automatisk utligner innbetalingen mot åpen kundefaktura. 
2. Innbetalinger som inneholder kun fakturanummer. 
3. Innbetalinger som inneholder tekst og fakturanummer, eller ingen/ugyldig KID referanse.  

I Unit4 ERP er det felles for de to siste at de etter innlesing blir ført på bank 19* og feilkonto 2807, og vil vises i skjermbildet «Ajourhold innbetaling» for manuell utligning. 

Merk at Ajourhold innbetalinger er ment for innbetalinger mot kundereskontro. Tilbakebetalinger fra leverandør, gebyrer og renter fra inkassobyråer, i tillegg til innbetalinger som går via forsystem som Vipps, vil også vises i Ajourhold innbetalinger, men skal behandles ulikt fra innbetalinger som skal utligne kundereskontro. Dette er beskrevet senere i veiledningen.   

Ajourhold innbetalinger

Skjermbildet Ajourhold innbetalinger finner man under filstien Økonomi -> Kundereskontro --> Innbetalinger --> Elektroniske innbetalinger --> Uidentifiserte innbetalinger --> Ajourhold innbetalinger.

Når du åpner Ajourhold innbetalinger får du opp en tom tabell:

Ved å trykke F7 (finn) vil tabellen oppdatere seg og laste inn alle innbetalinger til OCR-konti som Unit4 ikke har fått til å utligne automatisk.

Forklaring til de ulike kolonnene:

Kolonne	Beskrivelse
P	Kolonne P viser om en innbetaling er klar til bokføring. Dersom innbetalingen er satt til status «Akseptert» vil krysset i kolonne P forsvinne, og innbetalingen vil tas med neste gang bokføringsjobben kjøres.
Bankref	Bankreferanse fra innbetalingsmeldingen.
Kundenr	Kundenummer som er knyttet til innbetalingen.
Kundenr (T)	Kundenavn
Val	Viser valutakode for innbetalingen.
Val.beløp	Viser innbetalt beløp
Status	Status («Innlest» / «Match» / «Akseptert»).
Bankdato	Transaksjonsdato for innbetalingen.
Fakturareferanse	Viser betalingsreferanse fra banken, samt bilagsnummer fra innlesingsbilaget.

Ved å dobbeltklikke på en innbetaling åpnes behandlingsvinduet Fakturadetaljer. Her finner man informasjon om betaler og hva innbetalingen gjelder, og kan registrere innbetalingen mot krav.

I boksen Betalingsinfo ligger det informasjon om hvem betaleren er, hvilket kontonummer det er betalt fra, eventuell betalingsreferanse, og bankreferanse.

For å utligne en innbetaling mot en åpen kundefaktura legger du fakturanummeret i Fakturanr-feltet og trykker tab for å gå til neste felt. Dersom kravet eksisterer, vil linjen oppdatere seg med kundenummer i neste felt og annen informasjon om kravet. Registrert beløp og restbeløp vil også oppdatere seg til å tilsvare kravets beløp. 

Dersom du ønsker å ta en ekstra kontroll på at kundenavn og kundenummer stemmer overens kan du utføre et søk i Kunderegister.

Når riktig krav er lagt inn, setter du kryss til venstre for fakturanummer, velger status Akseptert og lagrer med F12/diskettsymbol.

Etter betalingen har fått status Akseptert vil kryss i kolonne P forsvinne, og betalingen blir bokført ved neste bokføringsjobb (CP04). Denne kjøringen utføres automatisk hver hele og halve time.

Når betalingen har blitt bokført vil det genereres en GL18b-rapport som viser bilagsnummer for føringen fra feilkonto 2807 til konto 1500.

Innbetalinger uten tilhørende faktura

Dersom oppgitt betalingsreferanse ikke gir treff, kan du søke etter mulige motposter. Ved å klikke på «Søk opp» i verktøylinjen åpnes et søkevindu der du kan søke på blant annet fakturanummer, kundenummer, KID eller andre verdier.

Dersom søket gir treff, vil Unit4 ERP vise resultatene nederst i skjermbildet. Kryss av for den relevante motposten, kontroller opplysningene og avstem innbetalingen. Sett deretter status til Akseptert og lagre med F12.

Dersom det ikke finnes en aktuell faktura på kundereskontro, kan det opprettes en manuell kundefaktura som deretter kan utlignes mot innbetalingen på måten som er beskrevet over.

Innbetalinger med avvikende beløp

Innbetaling som er lavere enn fakturabeløpet

Når en kunde kun har betalt deler av fakturabeløpet, må innbetalingen registreres mot den aktuelle fakturaen og resterende beløp fortsatt være åpen post på kundereskontro.

For å registrere delinnbetaling følger du de samme trinnene som for en ordinær innbetaling, men du må endre valutabeløp slik at det samsvarer med innbetalt beløp.

Merk at kolonnen med navn Restbeløp viser opprinnelig fakturabeløp, og ikke restbeløp som blir stående igjen på kundereskontro.

Etter innbetalingen er bokført, kontroller at restbeløpet fortsatt står som en åpen post i kundereskontroen. Dette sikrer at det gjenstående beløpet kan følges opp og utlignes ved en senere innbetaling.

Innbetaling som er høyere enn fakturabeløpet

Dersom en kunde betaler mer enn beløpet på fakturaen er det viktig at du ikke utligner dette mot hverandre. Det er en teknisk begrensning i løsningen som gjør at både den utlignede posten, og ny åpen post går over i kontantregnskapet, som ikke blir riktig.  For at dette skal bli ført korrekt må det en manuell føring til, i tillegg til behandling i Ajourhold innbetaling. 

Fremgangsmåte: 

1. Åpne innbetalingen fra Ajourhold innbetalinger 
2. Sett status akseptert uten å koble innbetalingen til eksisterende faktura. Lagre med F12 
3. Før et manuelt bilag som utligner åpen faktura mot innbetalt beløp, og før resterende beløp mot ønsket konto, for eksempel 2802 eller 2803. 

Slik blir føringene:

1. Automatisk ført av systemet:

D 193*/ K 2807

D 2807 / K 1500

2. Manuell føring:

D 1500 / K 1500 / D 2803

Eksempel: Kunde har innbetalt kr 15.000, - og fakturabeløp er kr 12.000, - 

Siden innbetalingen er høyere enn fakturabeløp vises det et restbeløp på kr. 3.000, - 

Her vil det da være viktig å ta bort krysset for valgt faktura, før du velger aksepter og lagrer med F12. 

Den manuelle føringen gjøres ved å føre et manuelt kundebilag:

Ompostering videre skjer etter virksomhetens ordinære rutiner for ompostering av uidentifiserte innbetalinger. 

Betalinger som gjelder flere kundefakturaer

Kunden har innbetalt kr 48 000. Innbetalingen gjelder to fakturaer med beløp på henholdsvis kroner 30 000 og kroner 18 000.  

Registrer faktura 2793212 og faktura 2793061, trykk tab etter hvert fakturanummer, og huk av for begge fakturaene. Når du registrerer fakturanumrene, hentes fakturabeløpene automatisk inn i kolonnen Val. beløp.  Kontroller at summen av fakturaene tilsvarer det innbetalte beløpet. 

Endre status til Akseptert og lagre med F12. 

Etter bokføring kan du kontrollere i kundereskontroen at innbetalingen er utlignet mot begge fakturaene.

Innbetalinger som ikke skal på kundereskontro

Innbetaling fra leverandør

For kontoer med OCR-avtale behandles tilbakebetalinger fra leverandører på samme måte som ved utligning av en innbetaling som skal føres mot kundereskontro. Forskjellen er at du ikke henter opp fakturaen i Fakturadetaljer, kun setter status Akseptert og lagrer med F12.

Når innbetalingen blir bokført vil den bli ført mot konto 1500 og feilkunde 9999.

For å unngå at både kundereskontro og leverandørreskontro inngår i samme bilag, må det benyttes en mellomkonto når du omposterer, gjerne en konto 280*.

Slik blir føringene:

1. Automatisk ført av systemet:

D 193*/ K 2807

D 2807 / K 1500

2. Manuelle føringer (OBS: må føres i to separate bilag):

D 1500 / K 280*

D 280* / K 2400

Deretter kan posten utlignes mot den aktuelle kreditnotaen på leverandørreskontroen. 

Her er det greit å være ekstra påpasselig med merking av føringene slik at man opprettholder toveis kontrollspor mellom den opprinnelige innbetalingen, og føringen på leverandørreskontro.  Det kan også med fordel presiseres for leverandører at beløp skal tilbakebetales til kontoen utbetalingen kom fra, slik at man unngår dette problemet i størst mulig grad.

Innbetalinger fra forsystem (Vipps/PayEx/kasseløsning og lignende)

Alternativ 1: Opprett egen kundereskontro som kan brukes for disse innbetalingene. Registrer åpen post på riktig reskontro. Innbetalingen utlignes mot manuelt opprettet post.

Alternativ 2: Aksepter innbetalingen fra Ajourhold innbetalinger uten å søke opp faktura for utligning.

Alternativ 3: Opprett egen konto uten OCR-avtale som er knyttet til Vippsinnbetalinger. 

Innbetalinger i utenlandsk valuta

Ved innbetalinger i utenlandsk valuta vil man kunne oppleve at det blir avvik i valutakursene som beregnes. Opprinnelig kundefaktura har en kurs fra opprettelse, innbetalingen får en kurs ved innlesingstidspunktet, og det blir beregnet en valutakurs ved behandling av innbetalingen fra Ajourhold innbetalinger.

Dette fører til at det blir ført en åpen post på kundens reskontro ved utligning, som ikke er ønskelig.

Vi anbefaler derfor at man behandler innbetalinger i utenlandsk valuta på samme måte som innbetalinger fra leverandør, altså at man kun endrer status på innbetalingen til Akseptert og omposterer i ettertid.

Slik blir føringene:

1. Automatisk ført av systemet:

D 193*/ K 2807

D 2807 / K 1500

2. Manuell føring:

K 1500 / D 1500 / D 8060/8160 (agio/disagio)

Uavklarte innbetalinger

Uavklarte innbetalinger er innbetalinger hvor det ikke er mulig å fastslå hva innbetalingen skal utlignes eller føres mot.

Disse innbetalingene skal ikke behandles før det er avklart hva de gjelder, selv om virksomheten har gått over til en ny regnskapsperiode. Dersom en uavklart innbetaling skal tilbakebetales til betaler, må beløpet først føres på aktuell kundereskontro.

Hvis mottakeren ikke allerede er opprettet som kunde, må det opprettes et nytt kunderegisterkort. Veiledning for opprettelse av kunde finner du her:

Kontonummeret som innbetalingen er mottatt fra, kan som regel finnes i rapporten CU08, som er lagret på innbetalingen. Denne informasjonen kan brukes til å identifisere riktig mottaker ved tilbakebetaling.

Avstemming konto 2807

Etter innbetalingen er bokført fra Ajourhold innbetalinger, må konto 2807 avstemmes. Du finner innbetalingen som et OC-bilag, og korresponderende utligningsbilag med bilagsart OD.

Sporbarhet

Informasjonen som har blitt sendt fra bank ligger i en CU08-rapport som automatisk er lagret i dokumentarkivet knyttet til det opprinnelige bilaget ført mellom bank og 2807.

Dersom du har behov for å spore betalingene, fakturaene og tilhørende korrigeringer skal du finne all nødvendig informasjon i bilagsteksten.

Anbefalinger

Kontroller betalinger som venter i Ajourhold innbetalinger, og behandle fortløpende. Det anbefales å utføre dette daglig, spesielt i forbindelse med periodeslutt for å unngå at betalinger blir ført på feil periode.

Det skal ikke føres bilag med kontanteffekt etter bilagsfrist er passert. Det vil være teknisk mulig å behandle betalinger i løsningen på foregående periode så lenge perioden har åpen status.

Perioden må holdes åpen for at det skal være mulig å føre SRS-bilag, så det anbefales å være ekstra bevisst på bilagsperiode fra den 5. til den 15. hver måned.