Økonomimodellen

Hva er en økonomimodell?

En økonomimodell er en struktur for å fange økonomisk informasjon som reflekterer virksomhetens aktivitet på ulike nivåer. Økonomimodellen danner grunnlaget for styringsinformasjon om virksomheten, både for kontant- og virksomhetsregnskapet (SRS). Hvilken informasjon det er behov for er avhengig av hvilke formål det styres etter.

Økonomimodellen defineres av konteringsstrengen og rapporteringsdimensjoner

Konteringsstrengen spesifiserer hvilke konteringsdimensjoner som benyttes ved kontering (bokføring) av faktura og bilag. Relasjoner benyttes for å knytte sammen konteringsdimensjoner og rapporteringsdimensjoner. Disse er ikke synlige i konteringen, men ligger i oppsettet og gir muligheter for kobling av ulike typer informasjon til rapporteringsdimensjonene.

Rapporteringsdimensjoner er regnskapsinformasjon på et mer aggregert nivå enn enkeltkonteringer, for eksempel rapporter per avdeling, enhet eller produkt. Dette er grunnlag for styringsinformasjon.

Konteringsstreng regnskap

Konteringsstrengen sørger for at økonomisystemet støtter virksomhetenes funksjonelle behov og er en forutsetning for at virksomheten kan rapportere i henhold til interne og eksterne krav. Standard konteringsstreng legger til rette for at virksomhetene kan ta i bruk DFØs tjenestespekter på en ensartet måte.

Konteringsstrengens oppbygging

I konteringsstrengen er det åtte dimensjoner (DIM 0 til DIM 7), som vist i tabellen over. Hver dimensjon er knyttet til ett eller flere begrep som angir hva den brukes til. Disse begrepene, som er standardiserte tekniske benevnelser som brukes i Unit 4 ERP, vises også i samme tabell. Virksomhetene kan angi en annen beskrivelse av disse begrepene. For eksempel kan begrepet AKTIVITET under DIM 7 benevnes med beskrivelsen Tilskudd. I Unit 4 ERP vil det variere om det er begrepet eller beskrivelsen som benyttes i spørringer, rapporter, fakturabehandling og så videre.

Standardiserte og valgfrie dimensjoner

Dersom virksomhetene tar i bruk en eller flere av dimensjonene DIM 0 til DIM 4 må angitt begrep i tabellen benyttes. Det sørger for at alle virksomheter får en felles plattform for rapportering. Innenfor DIM 5 til DIM 7 gir standarden økte valgmuligheter. Virksomhetene kan velge mellom begrep i de ulike dimensjonene. Standarden gir dermed rom for tilpasning til virksomhetsspesifikke behov.   

For DIM 5 til DIM 7, hvor det er mulig å velge blant flere begrep, er det konteringsreglene som ligger på hver enkelt konto som styrer begrepsbruken. For eksempel benyttes ANSATTNR på lønnskontoer, mens ANLEGG benyttes på kontoer for avskrivninger eller balansekontoer for anleggsmidler.

Valg av dimensjoner til ulike formål

DIM 0 og DIM 4 er et minimum for å rapportere til Statsregnskapet. For intern styring benyttes ofte følgende dimensjoner for å bryte ned regnskapsinformasjon: DIM 1 = KOSTSTED, DIM 2 = PROSJEKT og DIM 6 = ANSATTNR og ANLEGG. Øvrige dimensjoner kan benyttes for ytterligere detaljeringsgrad. Ved valg av dimensjoner og begreper er det fornuftig å vurdere om det er aktuelt å bruke DFØs løsning Tidstyring, ettersom DIM 7 (begrepet AKTIVITET) og DIM 2 er reservert dette formålet. Mange benytter i tillegg arbeidsordre i DIM 5 (begrepet ARBORDRE) i forbindelse med tidstyringsløsningen.

Bruk av dimensjoner i rapportering og analyse

Dimensjoner benyttes for å hente ut informasjon om regnskap, budsjett og prognose i spørringer og rapporter i Unit 4 ERP. Saldotabeller kan gi aggregerte summer for de ulike begrepene.

DIM 0 - KONTO

Dimensjonen benyttes for å gruppere inntekter, utgifter, eiendeler og gjeld i budsjett, regnskap og prognoser, og dermed gi et overblikk over virksomhetenes økonomiske situasjon. For statlige virksomheter er det etablert en tresifret standard kontoplan for rapportering til statsregnskapet. 

I tillegg har DFØ en felles føringskontoplan som er på 4 siffer.

• Begrepet KONTO er med i alle standard saldotabeller.

DIM 1 - KOSTSTED

Dimensjonen brukes for å definere på hvilke funksjoner og nivåer i en organisatorisk struktur vi registrerer inntekter, utgifter og eventuelle balanseposter. Koststed brukes som regel til å definere hvem som skal godkjenne utgifter i virksomheten (BDM).

• Begrepet KOSTSTED er med i alle standard saldotabeller.

DIM 2 - PROSJEKT

Dimensjonen benyttes for aktiviteter som går på tvers av organisasjonsstrukturen. Det kan være et prosjekt, et produkt, en aktivitet, tjeneste, oppgave eller et område som virksomheten ønsker styringsinformasjon om. Dimensjonen kan eksempelvis benyttes ved gjennomføring av større organisasjonsendringer eller utredninger, innføring av nye systemer og flytteprosesser. DIM 2 er obligatorisk ved bruk av DFØs tidstyringsløsning, men kan også benyttes uten denne løsningen.

• Begrepet PROSJEKT er med i alle standard saldotabeller.

DIM 3 - DIM3

Dimensjonen er frivillig å benytte, og kan brukes til virksomhetsspesifikke behov. Et eksempel er å bryte ned mål og resultatkrav i tildelingsbrevet til hovedmål, delmål og oppgaver, jf. økonomiregelverket § 4.

Enkelte bruker også DIM 3 til kontrakt/kontraktsnummer.

• Begrepet DIM3 er med i alle standard saldotabeller.

DIM 4 – FINANSIERING

Dimensjonen benyttes for å registrere hvordan kostnader er finansiert. Bruttobudsjetterte virksomheter rapporterer denne posten inn til statsregnskapet.

• Begrepet FINANSIERING er med i alle standard saldotabeller.

DIM 5 – ARBORDRE, SAKSNR OG DIM5

Dette er en fri dimensjon som kan benyttes ved behov for å registrere arbeidsordre, saksnummer eller egendefinerte begreper. Innholdet i arbeidsordre og saksnummer kan defineres fritt av hver virksomhet, og det må for eksempel ikke være et reelt saksnummer. ARBORDRE er reservert for arbeidsordre i DFØs system for Tidstyring.

• Begrepet ARBORDRE er med i standard saldotabell STD_PRO.
• Begrepet DIM5 er med i standard saldotabell STD.
• Begrepet SAKSNR er ikke med i verken STD eller STD_PRO.

DIM 6 – ANSATTNR, ANLEGG OG DIM6

Dette er en fri dimensjon som kan benyttes ved behov for å registrere ansattnummer, anlegg eller egendefinerte begreper. ANSATTNR er reservert til ansattnummer fra lønnssystemet SAP, og begrepet ANLEGG er reservert til anleggsnummer på anleggsmidler fra anleggsmodulen.

• Begrepet ANSATTNR er med i både standard saldotabell STD og STD_PRO.
• Begrepet ANLEGG er med i standard saldotabell STD_PRO (men bare med begrepsverdien uten begrepsverdibeskrivelsen).
• Begrepet DIM6 er ikke med i verken STD eller STD_PRO.

DIM 7 – AKTIVITET, AVTALE OG DIM7

Dette er en fri dimensjon som kan benyttes ved behov for å registrere aktivitet, avtale eller egendefinerte begreper. AKTIVITET er reservert for aktivitet i DFØs tidstyringsløsning.

• Begrepet AKTIVITET er med i standard saldotabell STD_PRO.
• Begrepet DIM7 er med i standard saldotabell STD.
• Begrepet AVTALE er ikke med i verken STD eller STD_PRO.

Rapporteringsdimensjoner

Relasjoner benyttes til å koble sammen konteringsdimensjonene med rapporteringsdimensjoner for å oppnå ønsket styringsinformasjon. For eksempel er det mulig å hente ut og sammenstille regnskapsinformasjon for ulike organisatoriske nivåer, prosjekter eller produkter ved hjelp av relasjonene. Illustrasjonen nedenfor viser vanlige koblinger/relasjoner mellom konteringsstrengen og rapporteringsdimensjonene.

En vanlig relasjon er å bygge organisatorisk struktur på dimensjon 1 - koststed. Eksempelvis kan koststed grupperes i ulike seksjoner som kan aggregeres i avdelinger. Avdelingene kan igjen aggregeres opp til samlet virksomhetsnivå. Figuren nedenfor illustrerer dette.

Et annet eksempel er å bygge produktgruppering/relasjon på dimensjon 2 - prosjekt. Relasjonen knytter enkeltprosjekter opp i underprodukt som aggregeres opp i (hoved)produkt. Knytningene er illustrert i figuren nedenfor.

For å få mer detaljert styringsinformasjon er det mulig å ta i bruk konteringsdimensjon 7 for registrering av aktivitet. Aktiviteter kan være generelle og uavhengig av hvilket prosjekt, underprosjekt eller produkt vi jobber på. Knytningene kan gå fra ulike aktiviteter til ulike prosjekter. Enkelte aktiviteter kan også gå til flere prosjekter.

Ved å knytte sammen konteringsdimensjoner med rapporteringsdimensjoner kan virksomheten skaffe seg nyttig, strukturert styringsinformasjon og legge til rette for benchmarking og resultatoppfølging på detaljerte nivåer.

DFØ tilbyr løsningen Tidstyring for mer spesifikt styringsbehov på tid og aktiviteter. Løsningen gir virksomheten styringsinformasjon om ressursbruk og kostnader, og er integrert med lønns-, regnskaps- og fakturasystemet. 

Les mer om denne løsningen:

Veiledning om praktisk bruk av styringsinformasjon fra økonomimodellen kan leses i eksemplet «Økonomistyring i praksis».