Oppsett i Unit4 ERP

Konto, konteringsregel og økonomimodell

Oppsett av konto, konteringsregel og økonomimodell bestemmer konteringen i Unit4 ERP, og da hvordan bilag blir registrert i hovedboken og på reskontro.

Konto

Kontoplan i Unit4 ERP viser deg informasjon om hvilke konti som er opprettet, beskrivende tekst på hver konto, hvilken periode kontoen er gyldig og om kontoen er åpen for regnskapsføring eller ikke.  

Kontoplan åpnes fra menypunktet Felles – Kodeplan – Kontoplan.

Mer informasjon om DFØs føringskontoplan finner du her:

Det er DFØ som vedlikeholder konti på bestilling fra kunde. Ved behov for å endre på en konto sender kunde en bestilling til DFØ i Kundesenter på nett.

Konteringsregel

Konteringsregel er det som bestemmer hvilke dimensjoner du får lov til å bruke når du skal kontere en faktura eller føre et bilag. En konteringsregel knyttes til en eller flere konti.

I noen tilfeller har en dimensjon i konteringsstrengen mulighet for å ha flere begreper. For eksempel kan både Ansattnummer og Anleggsmiddel være koblet til dimensjon 6. Da er det konteringsregelen som bestemmer hvilken dimensjon som skal fylles ut på bakgrunn av kontovalg.

I en konteringsregel defineres det om en verdi må fylles ut, verdiforslag av en verdi eller om en verdi skal automatisk utfylles på bakgrunn av en relasjon eller verdimatrise.

Konteringsregel åpnes fra menypunktet Felles – Kodeplan – Konteringsregel.

Det er DFØ som vedlikeholder konteringsregel på bestilling fra dere. Ved behov for å endre på en konteringsregel sender dere en bestilling til DFØ i Kundesenter på nett.

Konteringsstreng og økonomimodell

DFØ har en standard konteringsstreng for å bidra til god og effektiv økonomistyring i staten. Konteringsstrengen består av konto og 7 andre dimensjoner, og kan deles inn i hard og myk standard.

Den harde standarden må alle DFØs kunder forholde seg til, og gjelder for konto og dimensjon 1 til 4.

Hard standard

Den myke standarden gjelder for dimensjon 5 til 7. For disse dimensjonene er det noe valgfrihet avhengig av hvilke tilleggsprodukter man benytter. Ta kontakt med DFØ ved behovsavklaringer.

Myk standard

En del av disse dimensjonene kan inneholde flere begreper. Hvilken som blir brukt styres av konteringsregelen.

Begreper og begrepsverdier

Begreper og begrepsverdier er kjernen i hvordan Unit4 ERP er bygget opp, og benyttes i alt fra oppsett, som en del av økonomimodellen eller som rene frittstående begreper. Hvert begrep vil ha en eller flere begrepsverdier, for eksempel er hver individuell konto en begrepsverdi under begrepet konto.

Begreper

Begreper åpnes fra menypunktet Felles – Begreper og relasjoner – Begreper:

Begreper i Unit4 ERP vedlikeholdes av DFØ. Ved behov for å endre på et begrep sender kunde en bestilling til DFØ i Kundesenter på nett.

En del begreper er nødvendig for generelt oppsett eller som en del av økonomimodellen, for eksempel begrepet konto. Andre begreper kan opprettes basert på behov.

Begrepsverdier

Begrepsverdier i Unit4 ERP åpnes fra menypunktet Felles – Begreper og relasjoner – Begrepsverdier:

Det er de med rollen Faste registre som har tilgang til å vedlikeholde begrepsverdier. En del begrepsverdier er låst for endringer, enten fordi de ikke skal endres på, eller fordi det skal gjøres under et annet menypunkt. For slike begrepsverdier vil man få et varsel, for eksempel konto som vedlikeholdes av DFØ:

En del begrepsverdier krever egne roller for å vedlikeholde i riktig skjermbilde, for eksempel begrepet LEV.NR som vedlikeholdes under leverandørreskontro.

En begrepsverdi kan begrenses på periodeintervall for å definere når den er mulig å bruke. Dette benyttes blant annet på begrepsverdier det skal konteres på for å avgrense når det kan brukes. Det vil da være perioden på bilaget som avgjør om begrepsverdien kan benyttes.

Begrepsverdier som ikke skal benyttes uavhengig av periode kan endres status på til Sperret.

Se instruksjonsfilmen for hvordan du endrer eller søker i begrepsverdier:

DFØ anbefaler ikke duplikate begrepsverdier. Ved behov for å oppdatere navn eller gyldighetsperiode på en begrepsverdi må eksisterende begrepsverdi endres. Duplikate begrepsverdier kan gi feil tall eller beskrivelse i enkelte spørringer.

Registrere begrepsverdi

Gå til menypunktet Begrepsverdier under Felles – Begreper og relasjoner – Begrepsverdier:

Søk opp begrepet du ønsker å endre begrepsverdi på. Trykk Last for å få opp alle eksisterende begrepsverdier på dette begrepet. Hvis det tidligere er registrert begrepsverdier på begrepet, kan det være fornuftig å avgrense søket. Du kan da benytte filtreringsfeltene til å legge inn ønsket filtrering før du trykker Last.

Trykk på Legg til og legg inn ønsket begrepsverdi, beskrivelse, fra periode og til periode.

Trykk på Lagre når alle ønskede endringer er utført. Du vil da få en beskjed om at lagringen var vellykket.

Endre begrepsverdi

Gå til menypunktet Begrepsverdier under Felles – Begreper og relasjoner – Begrepsverdier:

Søk opp begrepet du ønsker å endre begrepsverdi på. Filtrer på ønsket begrepsverdi og trykk Last.

Du kan endre beskrivelse, periode fra, periode til og status på begrepsverdien. Det er ikke mulig å endre selve begrepsverdien, da må ny begrepsverdi opprettes.

Sperre begrepsverdi

En begrepsverdi sperres ved å endre status på den, se veiledning over for endring på begrepsverdi.

Relasjoner og verdimatrise

Relasjoner og verdimatrise er et verktøy for å knytte begreper sammen. Dette kan benyttes for å enklere sette opp spørringer i Unit4 ERP eller forenkle kontering ved at en begrepsverdi utledes av en annen.

Relasjoner

En relasjon er en kobling mellom to begreper. Dette kan for eksempel brukes for å gruppere koststeder under en avdeling. Det vil da være mulig å spørre mot avdeling i stedet for flere koststeder.

Denne relasjonen kan også settes opp med spenn slik at nye koststed automatisk kobles til riktig avdeling.

En annen mulighet er å sette opp en relasjon mellom to begreper i konteringsstrengen for å forenkle konteringen. For eksempel at koststed utledes fra valgt prosjekt i konteringen, enten som forslag eller fast verdi. Dette styres av konteringsregelen.

Relasjoner i Unit4 ERP åpnes fra menypunktet Felles – Begreper og relasjoner – Relasjoner – Relasjoner:

Relasjoner i Unit4 ERP settes opp av DFØ. Ved behov for å opprette en relasjon sender kunde en bestilling til DFØ i Kundesenter på nett. Videre vedlikeholdes relasjonen av de med rollen Faste register, enten inne på menypunktet begrepsregister eller Begrep per relasjon.

Begrepsregister i Unit4 ERP åpnes fra menypunktet Felles – Begreper og relasjoner – Begrepsregister:

Søk opp ønsket begrep og begrepsverdi og trykk deg inn på Relasjoner:

Trykk på Legg til og fyll inn ønsket relasjon og relasjonsverdi. Trykk på Lagre når det er ferdig utfylt.

Begrep pr relasjon i Unit4 ERP åpnes fra menypunktet Felles – Begreper og relasjoner – Relasjoner - Begrep pr relasjon.

Legg inn ønsket relasjon, relasjonsverdi og begrep. Du vil da få opp begrepsverdiene som ligger inne med relasjonen fra før.

Trykk på Legg til og fyll inn ønsket begrepsverdi. Trykk på Lagre når det er ferdig utfylt.

Verdimatrise

Verdimatrise er et utvidet oppsett av relasjoner, hvor man kan knytte en kombinasjon av begrepsverdier opp mot en annen begrepsverdi. For eksempel kan en kombinasjon mellom valgt koststed og prosjekt utlede en gitt verdi for finansiering, enten som forslag eller en fast verdi. Dette styres av konteringsregelen.

Verdimatrise i Unit4 ERP settes opp av DFØ. Ved behov for å opprette en verdimatrise sender kunde en bestilling til DFØ i Kundesenter på nett. Videre vedlikeholdes Verdimatrise av de med rollen Faste register under Felles – Kodeplan – Verdimatrise.

Velg ønsket verdimatrise. Du vil da få opp begrepsverdiene som ligger inne i matrisen fra før.

Trykk på Legg til og fyll inn ønskede begrepsverdier. Trykk på Lagre når det er ferdig utfylt.