Styring i staten skal bidra til å oppnå ulike resultat, først og fremst nytte og effektar for brukarar og samfunn. For å oppnå dette, må du som jobbar i eit departement eller ei verksemd sette retning og formulere mål som seier noko om kva de ønsker å oppnå.
Føresetnader
Før de byrjar, må de ha tilstrekkeleg kunnskap om dagens tilstand. Det inneber å samle inn data, analysar og innsikt for å forstå kva som fungerer, kva som bør forbetrast og kva utfordringar som krev merksemd.
På grunnlag av dette utarbeider de kunnskapsgrunnlag og utgreiingar der det er relevant. Her gir Utgreiingsinstruksen viktige føringar.
De må også ha avklarte rammer og handlingsrom. For verksemdene kjem desse fram i instruksen og tildelingsbrevet. Verksemda kan påverke handlingsrommet ved å sette saker på dagsordenen og foreslå satsingar og endringar for departementet. Det kan vere nødvendig for å sikre verksemda ressursar, myndigheit og støtte til å nå måla.
De bør kjenne til viktige årsaksforhold, som korleis produkt og tenester bidreg til ulike effektar for brukarar og samfunn.
Sentrale spørsmål:
- Korleis påverkar ressursbruk det de vil levere av produkt og tenester?
- Korleis påverkar desse produkta og tenestene brukarar og samfunn?
Resultatkjeda og programteori kan gi eit rammeverk for desse samanhengane.
Ting å tenke gjennom
Mål = prioritering
Eit mål uttrykker ei prioritering, ut i frå kva som er mogleg å påverke og gjennomføre. Slik blir ressursar og innsats retta mot dei viktigaste områda eller der effekten kan bli størst. Risikovurderingar er eit verktøy som kan framheve måla som bør prioriterast.
Mål må brytast ned
Mål frå overordna departement kan bygge på komplekse årsaksforhold, eller ligge på eit nivå som ikkje kan knytast direkte til aktivitetar, produkt eller tenester. Mål kan i tillegg ha eit tidsperspektiv som er lite handterleg i praksis. Derfor må måla brytast ned slik at verksemda skal kunne handtere dei.
Ha ei tydeleg ansvarsdeling
Sørg for at nokon har ansvar for måloppnåinga, og klare forventningar til den som har ansvaret.
- Skal målet nåast, eller er det berre ein ambisjon?
- Når skal målet vere nådd?
- Korleis veit de at målet er nådd?
Behovet for styringsinformasjon bør vere tydeleg, og det same gjeld korleis verksemda skal hente ut og systematisere informasjonen.
Juster måla når det er nødvendig
Eit mål er aldri er hogd i stein. Endringar kan gjere det nødvendig å justere måla, til dømes om dei ikkje lengre uttrykker det de ønsker å oppnå. Relevant styringsinformasjon til rett tid gir eit godt grunnlag for å justere måla.
Klare mål er viktigare enn få mål
Enkelte legg vekt på å ha så få mål som mogleg. Ulempa er at kvart mål da må dekke fleire omsyn, noko som kan gjere måla uklare. Legg heller vekt på at måla gir ei formålstenleg retning og er avgrensa nok til å vere meiningsfulle.
Sentrale avvegingar
Hensikt – sette retning eller halde ansvarleg?
Mål kan ha ulike funksjonar. Departementa set mål for verksemdene i tildelingsbrevet for å halde verksemdene ansvarlege. Verksemda har da fått ansvar for å nå måla innanfor rammene. Også verksemda kan sette interne mål for å tydeleggjere ansvar internt. Målet kan dessutan ha ein meir retningsgivande funksjon, utan at ein bestemt mottakar har ansvar for å nå målet. Det er viktig å vere klar over kva hensikt målet har – og at det er tydeleg formidla.
Utforming – detaljert eller retningsgivande?
Utforminga på målet avheng av kva verksemda har behov for. For nokon passar det betre med detaljerte oppdrag enn mål. For andre er det betre med mål som gir retning og større fridom til å velje gjennomføring. Dette kan mellom anna avhenge av organisatorisk nivå og typar oppgåver og aktivitetar. Ei avdeling som driv operativt vedlikehald av infrastruktur, kan ha eit anna behov for mål og retning enn ei avdeling som driv generell kunnskapsutvikling for sektoren.
Eit departement kan stundom ha behov for å sette mål som gjeld innsatsfaktorar eller tenester, heller enn effektar for brukarar og samfunn – til dømes når politikarane treng å styre på dette nivået.
Tidsperspektiv – kort eller lang sikt?
Ulike mål kan ha ulike tidshorisontar. Kva som er rett tidsperspektiv avheng av kva de vil oppnå med måla. På nokre område kan de ønske å sette mål for ei langsiktig retning, mens på andre område kan de ha behov for mål som skal vere nådd innan eit visst årstal. Langsiktige mål bør brytast ned og konkretiserast i mål og planar som er meir handterlege på kort sikt. Da blir det også mogleg å følge med på om de er på rett veg mot dei langsiktige måla.
Nyttige ressurser i arbeidet
Les meir om kva omsyn styringa skal vareta, og korleis ein må avvege og balansere desse.