Distribusjonskanal for utgående faktura er en funksjonalitet for å kunne sende dokumenter digitalt. Dette er DFØs standard leveranse for utgående faktura.
Fakturering med distribusjonskanalen
Hva er distribusjonskanalen?
Distribusjonskanal for utgående dokumenter er en funksjonalitet for å kunne sende blant annet fakturaer digitalt.
Distribusjonskanalen dekker behovet for å sende fakturaer og kreditnotaer til bedrifter og privatpersoner fra Unit4 ERP. Distribusjonskanalen gjør det mulig å sende fakturaer på EHF, Digipost, eFaktura (Vipps) og e-post.
Fakturaer som sendes til distribusjonskanalen sendes i EHF 3.0 format. Deretter sendes filene til distribusjonskanalen hvor filene sjekkes mot treff i ulike kanaler, og konverteres til riktige formater.
Fakturaer der distribusjonskanalen ikke får treff på en digital kanal, håndteres også i løsningen av leverandøren. Da blir fakturaen pakket og sendt ut per post ved hjelp av en tredjepart.
Distribusjonskanal forenkler fakturaprosessen
- Automatisk valg av distribusjonskanal
Vi gjør oppslag og finner den optimale kanalen for mottakeren, basert på informasjon som er registrert på kunde i Unit 4 ERP. - Mindre manuelt arbeid
Dere slipper å håndtere flere ulike distribusjonsløsninger og avtaler for utsendelse av fakturaer. - Støtte for digitale kanaler
Løsningen legger til rette for økt bruk av flere digitale distribusjonsformer, i tillegg til EHF. - Mer robust og stabil løsning
Distribusjon håndteres i en moderne løsning som er utviklet for sikker og effektiv utsendelse av store fakturavolum. - Bedre tilpasning til framtidige krav
Løsningen støtter overgangen til økt bruk av elektronisk fakturering og bidrar til at virksomheten er godt rustet for framtidige krav og standarder.
Løsningen benyttes i dag for utsendelse av fakturaer. På sikt skal distribusjonskanalen håndtere flere typer dokumenter, slik at for eksempel purringer kan sendes i ulike digitale kanaler.
Innhold på fakturaen
Her har vi beskrevet hvor informasjonen fra salgsordren havner i fakturafilene:
| Felt på salgsordren (desktop) | Felt på salgsordren (web) | EHF (xml) | |
|---|---|---|---|
| Ekstern ref | Eksterne referanser | OrderReference | Bestillingsnummer |
| Bestiller | Bestiller | BuyerReference | Deres referanse |
| Att.ansvarlig | Ansvarlig | AccountingCost | Vår referanse |
| Ekstern ordre-ID | Ekstern ordre-ID | Blir ikke med. Blir «tekst» i hovedbok | Blir ikke med. Blir «tekst» i hovedbok |
Sensitive opplysninger skal ikke registreres på fakturaen eller inkluderes i vedlegget til salgsordren. All informasjon som er med i EHF-filer sendes til distribusjonskanalen for alle fakturaer, uavhengig av kanal. Registrer derfor ikke eksempelvis fødsels- og personnummer i andre felter enn i feltet for organisasjonsnummer på kunden.
Endring fra den tidligere løsningen for utgående faktura
Bruk av distribusjonskanal betyr at dere får flere muligheter for utsendelse av fakturaer. Tidligere løsning i Unit4 ERP var begrenset til utsendelse av EHF og papirfakturaer. For kunder som benytter standard funksjonalitet i Unit4 ERP medfører distribusjonskanal ingen endringer i faktureringsprosessen. For å få fullt utbytte av løsningen anbefaler vi å registrere mest mulig kundedata.
Hvis dere manuelt distribuerer fakturadokumenter til mottakere i dag, vil det ikke lenger være behov for det. Distribusjonskanal håndterer forsendelse.
Informasjon om underleverandør
Distribusjonskanalen som DFØ leverer har Visma som underleverandør. Den nye løsningen leveres på Microsoft Azure-plattformen.
Pris
Prisen for tjenesten følger DFØs prisnotat.