Styring i staten skal bidra til å oppnå ulike resultat i form av nytte og effektar for brukarar og samfunn. Kontroll er eit nyttig middel for å oppnå mål på ein god måte. Dette inneber å måle resultat, gjere risikovurderingar, samle inn relevant informasjon, dokumentere vurderingar og følge opp kritiske funn.
Føresetnader
Å utøve kontroll handlar om at de finn balansen mellom å kontrollere og å dekke andre behov, som å utføre kjerneoppgåver. Denne balanseringa mellom kontroll og andre behov avheng av verksemda si eigenart, risiko og vesentlegheit.
Eit døme på at eigenarten påverkar kontrollbehovet, er at ei stor og kompleks verksemd som får mykje merksemd i media, sannsynlegvis vil ha behov for meir kontroll enn ei mindre og enklare verksemd.
Det er viktig at dei som blir kontrollert forstår kvifor dette er nødvendig. Open og god kommunikasjon bygger tillit, både internt i verksemda og i dialogen mellom departement og verksemd.
Ting å tenke gjennom
Formålet med kontroll
Kontroll handlar ofte om å utøve ansvaret sitt og vurdere kva som skal til for å trygge leiaren på nivået over om at ting går rett for seg. Det kan dreie seg om ressursbruk, gjennomførte aktivitetar, tenesteleveransar, brukareffektar, samfunnseffektar, eller å etterleve prosedyrar, standardar, regelverk eller interne retningslinjer.
Prosessar
Kontroll blir mellom anna utført gjennom å lage rutinar, prosessar og prosedyrar, og seinare følge opp og rapportere om dei.
Innebygde kontrollmekanismar
Kjerneoppgåvene og systema i verksemda har ofte innebygde kontrollmekanismar. Detta kan vere, automatiserte sjekkar, kvalitetssikring av leiarar/kollegaer og stikkprøver. Det er smart å utnytte desse kontrollane for å unngå feil, i staden for å legge til ekstra kontrollar.
Departementet sitt overordna ansvar
Departementet har eit overordna ansvar (eit sjå-til-ansvar) for at det blir gjennomført kontroll med underliggande verksemd, og at verksemda har forsvarleg internkontroll. Departementet bør som regel utøve sin kontroll på eit overordna plan.
Altfor omfattande kontrolltiltak kan skape ei utydeleg rollefordeling og svekke tilliten mellom departement og verksemd, særleg dersom verksemda ikkje forstår bakgrunnen for kontrollane. På enkelte område treng ikkje departementet å detaljstyre risikoreduserande tiltak eller kontrollar, det er nok at verksemda stadfestar at dei har gode system på plass.
Eit godt system for internkontroll fordeler kontrollansvaret på ulike forsvarslinjer:
- Rutinar og prosessar i kjerneoppgåvene
- Støtte frå sentral styringsstab
- Eventuelt ein uavhengig funksjon for internrevisjon
- Riksrevisjonen
Fordelinga av ansvar mellom dei ulike linjene avheng i ei viss grad av eigenart, risiko og vesentlegheit. Det knyter seg også ulike kriterium til vurderinga av behovet for internrevisjon.
Sentrale avvegingar
Innretning – tilpasse til eigenart
Kontroll handlar om å utarbeide rutinar, prosessar og prosedyrar og følge opp desse. I tillegg kjem krav om rapportering. Kontrolltiltaka må tilpassast eigenarten til verksemda.
Dersom rettar og regelbruk er sentralt for ei verksemd, må avvik frå prosedyrar bli kontrollert, eller verksemda må bygge kontrollar inn i fagsystema. Andre verksemder kan ha behov for å kontrollere etterspurnad og bruk av ei teneste.
Ressursar – mykje eller lite?
Kontroll krev ressursar, så verksemda må vurdere ressursbruken opp mot behovet for å utføre kjerneoppgåvene. De må også finne effektive måtar å hente inn styringsinformasjon på. Risikovurderingar kan avdekke kvar det er mest nyttig for dykk å bruke ressursar på kontroll.
Kontrollbehov – avdekke feil eller ha rom for tillit?
Kontroll er nødvendig, særleg når konsekvensane av feil kan vere alvorlege. På den andre sida kan for mykje kontroll føre til frykt for å gjere sjølv små feil og dermed hemme innovasjon, utforsking og læring. Derfor er verksemda si tillit til leiarar og medarbeidarar viktig, samtidig som det er nødvendig å følge med på status og framdrift gjennom rapportering.
Nyttige ressursar i arbeidet
Å følge opp og synleggjere resultat heng tett saman med å sette mål og retning og å planleggje innsats og ressursbruk. Ei god oppfølging føreset at verksemda allereie har vurdert kva resultat som skal målast for å gi eit nyttig bilde av måloppnåing og effektar.
Les meir om kva omsyn styringa skal vareta, og korleis desse må avvegast og balanserast.