Styring i staten skal bidra til å oppnå ulike resultat, i form av nytte og effektar for brukarar og samfunn. Kontinuerleg læring og forbetring i verksemda er viktig for å kunne levere gode og relevante tenester.
Føresetnader
Læring og forbetring setter verksemda i stand til å tilpasse tenestene sine til nye samfunnsbehov, og oppnå tillit frå innbyggarar, næringsliv og andre offentlege verksemder. Å levere effektive tenester inneber at de jamleg hentar inn informasjon om tenestene og prosessane deira.
Verksemda må samle inn relevante data om tenestene, produkta og leveransane sine. Det er viktig å få innsikt frå alle som bruker det de tilbyr, både innbyggarar, næringsliv og andre offentlege verksemder.
Dei tilsette ser ofte moglegheiter for utvikling i måten verksemda jobbar på, i ressursbruken og i tenestene de leverer. Økonomiske data kan belyse korleis verksemda bruker ressursane sine.
Ting å tenke gjennom
Bruk styringsinformasjon aktivt
For å bli betre og meir effektiv, må verksemda vurdere og tilpasse tenestene og prosessane sine. Dette inneber å
- analysere styringsinformasjonen for å forstå kvifor resultata vart som dei vart
- sjå nærare på om ressursbruken står i forhold til resultata de har oppnådd
- vurdere om måla, planane og kontrolltiltaka er relevante og formålstenlege
Styringsinformasjonen gir innsikt i kva som fungerer bra og dårleg, og dannar grunnlaget for å identifisere område som bør forbetrast. De kan til dømes vurdere og tilpasse
- kontrolltiltak
- mål
- planar
- prosessar
- ressursbruk
- retningslinjer
- tenester
Kortsiktige og langsiktige mål
Verksemda bør vurdere tenestene og prosessane i samband med justering av både kortsiktige og langsiktige mål. Vurder om måla er realistiske og bidreg til å oppfylle samfunnsoppdraget. Kortsiktige mål bør vere milepålar mot langsiktige mål. Juster måla ut i frå dei resultata som er evaluert.
De bør òg vurdere om samarbeid og kunnskapsdeling på tvers av verksemder kan bidra til meir heilskapleg styring og meir effektivt forbetrings- og evalueringsarbeid i verksemda.
Gjer læring til ein del av verksemda
Det hjelper lite at kunnskap fell til enkeltpersonar eller enkeltavdelingar, når avgjerder fattast på andre område av verksemda. God læring kan dels oppnåast gjennom å etablere system og prosessar for deling, og dels gjennom å etablere ein kultur for læring.
Kunnskap har avgrensa verdi dersom han blir verande hos enkeltpersonar eller -avdelingar, når avgjerder blir tekne andre stader i verksemda. Ved å bygge ein kultur som oppmodar til læring, og etablere system og prosessar for kunnskapsdeling, så kan de sikre at kunnskapen kjem heile verksemda til gode.
Sentrale avvegingar
Informasjonsdeling – open eller lukka?
Ein open og tillitsbasert dialog er viktig både internt i verksemda og i samarbeidet mellom departement og verksemd. Openheit om feil kan bidra til å skape ein forbetringskultur.
Verksemda bør involvere dei tilsette i diskusjonar om korleis verksemda kan bli betre, og kva som skal til for å få det til.
Føremål – unngå feil eller forbetre?
På den eine sida kan kontroll vere nødvendig for å unngå alvorlege konsekvensar av feil. På den andre sida kan for mykje kontroll føre til frykt for å gjere sjølv små feil og dermed hemme innovasjon, utforsking og læring.
Informasjonsbehov – leveransar eller effektar?
De må forstå kva informasjon verksemda dykkar treng, for å kunne bruke styringsinformasjonen på ein god måte i læringsprosessane.
- Handlar det om leveransane?
- Handlar det om å vite kva effekt leveransen gir brukarar og samfunn?
- Kva styringsinformasjon gir svar på dei ulike behova?
Nyttige ressursar i arbeidet
Læring og forbetring grensar til dei andre delane av styringa.
Etter ei evaluering, bruk det de har lært til å forbetre verksemda.
Det kan føre til at verksemda ønsker å justere kursen eller prioriteringane.
Slike endringar påverkar også planlegginga av innsats og ressursbruk, og korleis de følger opp og synleggjer resultat.
Les meir om kva omsyn styringa skal vareta, og korleis desse kan vegast mot kvarandre.